Wie kann ich Outlook AI verwenden? Verwenden der E-Mail-Assistenten von Outlook AI

Ertrinkst du in E-Mails und versuchst, einen wichtigen Thread zu finden, auf den du antworten kannst?

Oder vielleicht starrst du auf einen leeren Entwurf und findest nicht die richtigen Worte? Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, ist es an der Zeit, die künstliche Intelligenz (KI) in Outlook zu verwenden.

In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt ist eine effektive E-Mail-Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Es geht nicht nur darum, E-Mails zu versenden. Es geht darum, die richtige Botschaft zu verfassen, Threads zu verwalten und produktiv zu bleiben. Aber wie navigiert man in diesem Meer von Informationen, ohne sich zu verirren? Die Antwort ist die Verwendung eines Virtueller KI-Assistent.

Ein Outlook-KI-Assistent kann Ihre E-Mail-Produktivität verändern. Es kann E-Mails anhand von Eingabeaufforderungen schreiben, lange Threads zusammenfassen und schnell Antworten erstellen, die auf dem Kontext der Konversation basieren.

Der entscheidende Punkt ist, dass sich die virtuellen Assistenten von Outlook weiterentwickeln. Zukünftige Updates werden weitere Funktionen hinzufügen. Jetzt ist also der beste Zeitpunkt, sie zu nutzen, um nicht ins Hintertreffen zu geraten.

In diesem Blogbeitrag werden Möglichkeiten zur Integration von KI in Outlook untersucht. Er wird KI-Add-ins, Microsoft Copilot und MailMaestros behandeln KI-E-Mail-Assistent.

Die Vorteile der Verwendung von Outlook AI Assistant

Die Verwendung des Ai-Tools in Outlook bietet viele Vorteile. Basierend auf unserer Umfrage unter Microsoft 365-Benutzern gehören zu den wichtigsten:

• Zeit sparen bei sich wiederholenden Aufgaben
• Verbesserung der Kommunikationsqualität
• Den Posteingang organisiert halten
• Schnelle und einfache Planung von Besprechungen
• Sicherstellung einer professionellen, natürlichsprachlichen Kommunikation
• Extrahieren der relevantesten Informationen aus langen Threads
• Behalten Sie den Überblick über wichtige Aufgaben
• Förderung kreativer Prozesse
• Schnelles Schreiben von E-Mails mit niedriger Genauigkeit
• Synchronisieren relevanter Geschäftsdaten in beide Richtungen mithilfe von Tools wie Salesforce
• Begrenzung der Anzahl der E-Mail-Austausche
  

Gibt es ein ChatGPT für Outlook?

Outlook unterstützt eine Vielzahl von KI-Tools, die Ihr E-Mail-Erlebnis erheblich verbessern können.

Diese KI-Add-ins bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die die Produktivität und Qualität der Kommunikation verbessern.

Maestro mailenist beispielsweise ein umfassender KI-Assistent, der verschiedene NLP-Techniken (Natural Language Processing) und die besten LLMs seiner Klasse nutzt — darunter GPT-4o und Claude 3.5.

Es bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter das Zusammenfassen von E-Mail-Threads, das Verbessern vorhandener E-Mails und das Vorschlagen von Besprechungszeiten auf der Grundlage Ihrer Kalender-Slots, unter anderem.

Was sind die wichtigsten Funktionen der besten KI-E-Mail-Assistenten?

Schreiben und Beantworten von KI-E-Mails

Ihr Assistent sollte Ihnen helfen, E-Mails zu schreiben und zu beantworten, indem er Aufforderungen oder grobe Entwürfe verwendet, indem Sie dein einzigartiger Schreibstil und Kontext.

KI-E-Mail-Zusammenfassung

Viele Mitarbeiter erhalten täglich viel zu viele E-Mails, und es ist in der Regel nicht nötig, sie alle zu lesen. Ein KI-Assistent fasst E-Mail-Threads und Anhänge für Sie zusammen und spart Ihnen so Zeit.

E-Mail-Verwaltung mit künstlicher Intelligenz

Ein idealer Outlook-Assistent sollte Ihnen helfen, die wichtigsten Threads zu priorisieren und entsprechend schnell darauf zu reagieren zur Regel von 4 D's: lösche es, tu es, delegiere es oder verschiebe es.

Was macht die beste Outlook-KI aus?

Sie verwenden die besten LLMs, die auf dem Markt erhältlich sind

Im Herzen von jedem KI-E-Mail-Assistent verfügt über ein fortgeschrittenes LLM (Large Language Model). Es ist dafür verantwortlich, dass alles, was Sie erstellen, korrekt und professionell ist.

Jedes Modell hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Idealerweise verwenden Sie also ein Werkzeug, das viele davon kombiniert, um die bestmögliche Genauigkeit zu erzielen.

Sie bieten eine Vielzahl von KI-gestützten Tools

Ihr idealer KI-Assistent sollte nicht nur in der Lage sein, großartige E-Mails zu schreiben, sondern auch Antworten zu verfassen, Besprechungen direkt in Ihrem Kalender zu planen, lange E-Mails zusammenzufassen und Ihnen bei Ihrem kreativen Prozess zu helfen.

Schließlich geht es darum, schneller durch Ihren überfüllten Posteingang zu kommen und nicht nur darum, E-Mails zu schreiben.

Sie lassen sich problemlos in Ihr Outlook-Konto und Ihren E-Mail-Client integrieren

Das Microsoft Outlook-Add-In ist wahrscheinlich der beste Formfaktor für Ihren virtuellen Assistenten. Es lässt sich direkt in Ihren E-Mail-Client integrieren, sodass Sie keine zusätzlichen Tools herunterladen oder konfigurieren müssen.

Sie möchten wahrscheinlich nicht den ganzen Tag damit verbringen, Ihren E-Mail-Client von Grund auf neu einzurichten. Ein paar Klicks sollten ausreichen, um Ihren virtuellen Assistenten zum Laufen zu bringen.

Sie sind einfach zu erlernen und zu verwenden

Es mag zwar von Vorteil sein, jedes Mal, wenn Sie zu einem sauberen Posteingang gelangen möchten, Hunderte von Abkürzungen zu lernen oder lange KI-Chat-Konversationen zu führen, aber die meisten von uns wollen ihre Arbeit einfach in kürzerer Zeit erledigen, ohne den langwierigen Lernprozess.

Sie lassen sich in andere Tools integrieren

Ihr E-Mail-Client ist selten das einzige Geschäftstool, das Sie täglich verwenden. Die Möglichkeit, relevante Daten in Ihr CRM, Ihren Kalender oder Word zu integrieren, kann Ihnen also helfen, die Produktivität zu steigern, anstatt nur E-Mail-Nachrichten zu schreiben.

Sie konzentrieren sich auf Ihre Sicherheit und Privatsphäre

Die Integration von KI kann riskant sein — denn E-Mails enthalten oft viele sensible Daten, von denen Sie nicht möchten, dass jemand anderes sie liest. Die gute Nachricht ist, dass einige E-Mail-Assistenten wie MailMaestro und Proton Scribe Ihre Privatsphäre schützen. Sie anonymisieren Ihre Daten, bevor sie an LLMs gesendet werden. Also kann es niemand lesen.

Gehen Sie wie folgt vor, um KI-Tools in Outlook zu integrieren:

1. Von das Ribbon, wählen Alle Apps > Apps hinzufügen

2. Sie können es auch über die Navigationsleiste aufrufen - wählen Sie einfach Mehr Apps > Apps hinzufügen

3. Hier können Sie nach dem gewünschten Add-In suchen oder einfach „AI Outlook Assistant“ eingeben, um nach KI-Tools zu suchen

4. Nachdem Sie das für Sie interessante AI-Tool gefunden haben, klicken Sie auf Hinzufügen zu installieren

5. Sie können auch einfach zu gehen Microsoft-App-Quelle und suche nach einem Add-In, das dich interessiert.

Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der besten KI-E-Mail-Assistenten wichtige Funktionen wie die einfache E-Mail-Integration, die Posteingangsverwaltung, erweiterte KI-Funktionen wie Stimmungsanalyse und andere Tools zur Extraktion von Geschäftsdaten, Produktivitäts- und Automatisierungstools sowie Datenschutz und Sicherheit.

Eine detailliertere Anleitung zur Installation und Verwendung von Add-ins und Apps finden Sie hier Seite von Microsoft.

Empfohlene Outlook-KI-Assistenten:

1. MailMaestro - #1 hat Outlook-KI im Microsoft App Store bewertet

Das Outlook-KI-Plugin von MailMaestro ist derzeit die mit der Nummer #1 bewertete Outlook-KI in der Microsoft-App-Quelle Shop, mit über 500 Bewertungen, einer durchschnittlichen Bewertung von 4,8/5 und einer einfachen Lernkurve.

Es wurde für Teams und Fachleute entwickelt, die Zeit sparen und eine stressfreie Kommunikation anstreben.

Es hilft Ihnen, mit KI in kürzester Zeit den Posteingang auf Null zu bringen. Mit wichtigen Funktionen wie Schreiben, Beantworten mit 1-Klick-Antworten, Verbessern und Zusammenfassen von Threads in Sekundenschnelle hilft Ihnen der virtuelle Assistent von MailMaestro dabei, Ihre E-Mails wie nie zuvor zu verwalten und klingt immer wie ein Kommunikationsprofi.

Unser KI-Add-In für Microsoft Outlook verwendet modernste NLP-Techniken (Natural Language Processing) und LLMs (Large Language Models), um Ihnen zu helfen, bessere E-Mails schneller zu schreiben.

Es funktioniert mit verschiedenen Outlook-Clients, darunter Outlook Online, Outlook Legacy, Outlook für Apples Mac und mehr.

Sie können auch Ihren bevorzugten Schreibstil (von 7 derzeit verfügbaren), Ihre bevorzugte Sprache (14 werden unterstützt, darunter Englisch, Spanisch, Portugiesisch, Deutsch, Französisch und Niederländisch) wählen oder erweiterte Funktionen wie magische Vorlagen oder durch maschinelles Lernen gesteuerte Tastenkombinationen.

Um es zu versuchen MailMaestro für Outlook kostenlos, gehe zu dieser Seite, und klicken Sie auf „Jetzt herunterladen“. Fügen Sie dann Ihr Outlook-Konto hinzu, öffnen Sie Ihren Posteingang und voilà - Sie können jetzt anfangen, Zeit für E-Mails zu sparen.

2. Microsoft Copilot - der fortschrittlichste virtuelle Assistent für Unternehmen

Microsoft Copilot für Outlook ist ein generativer KI-Lösungs-Chatbot, der für Microsoft 365-Apps und -Dienste entwickelt wurde.

Es bietet mehrere Funktionen zur Verbesserung der E-Mail-Verwaltung der Benutzer. Dazu gehören das Schreiben von E-Mails, das Zusammenfassen von E-Mail-Threads und Anhängen mithilfe von KI und sogar die Durchführung von Coachings, bei denen E-Mails anhand der Gesamtqualität, des Tonfalls, der Klarheit und der Stimmung bewertet werden.

Sie können mehr über den virtuellen Assistenten von Microsoft Copilot erfahren, indem Sie sich die folgende Demo ansehen.

Die Barrierefreiheit von Copilot ist jedoch ein wichtiger Faktor, den es zu berücksichtigen gilt. Derzeit ist der Copilot E-Mail-KI-Assistent auf neuere Versionen von Outlook beschränkt.

Es hat auch eine ziemlich steile Lernkurve, da es in eine Reihe verschiedener Microsoft 365-Tools, einschließlich PowerPoint, Word und Excel, integriert werden kann und möglicherweise eine eingehende Schulung erfordert. Die meisten Unternehmen würden es auch teuer finden. Unternehmenslizenzen für Microsoft Copilot beginnen bei 360$ pro Arbeitsplatz und Jahr, und es sind nur Jahrespläne verfügbar

An dieser Stelle kommt MailMaestro ins Spiel. Wie Copilot bietet MailMaestro eine Reihe von Funktionen, die das E-Mail-Management erheblich verbessern, und wurde speziell für Microsoft Outlook entwickelt.

Es bietet eine breite Plattformkompatibilität und erfordert keine Mindestanzahl von Benutzern, sodass es auch kleinen Unternehmen zugänglich ist. Mit MailMaestro erhalten Sie mehr KI-Funktionen sowie eine erhöhte Verfügbarkeit, Zugänglichkeit und Sicherheit.

Einen detaillierteren Vergleich zwischen diesen beiden Tools finden Sie hier umfassender Vergleich zwischen Copilot und MailMaestro. Erfahren Sie mehr über die einzelnen Funktionen von MailMaestro, indem Sie sich die folgende Übersicht ansehen.

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3. KI-Tools für die Planung und Zusammenfassung von Besprechungen

Die Planung von Besprechungen mit künstlicher Intelligenz ist jetzt möglich. Virtuelle Assistenten wie Otter.ai und Clara haben das Spiel geändert.

Diese Tools können das Hin und Her bei der Vorbereitung von Besprechungsnotizen, der Planung von Besprechungen durch Zugriff auf Ihren Kalender, der Suche nach offenen Zeitfenstern und sogar dem Senden von Besprechungseinladungen an andere Teilnehmer erledigen. Auf diese Weise können Sie sich mehr auf den Inhalt der Besprechung und weniger auf die Logistik konzentrieren, was vielen Unternehmen auf der ganzen Welt Zeit spart.

Es ist auch erwähnenswert, dass MailMaestro und andere erstklassige KI-E-Mail-Assistenten auch Funktionen zur Planung von Besprechungen anbieten. Sie erkennen Einladungen zu Besprechungen und schlagen Antworten vor (einschließlich der Berechnung von Zeitzonenunterschieden), ohne dass Benutzereingaben erforderlich sind. Das macht sie zu einem großartigen Tool, um Ihren Posteingang in kürzerer Zeit zu bearbeiten.

Weitere Tipps zur Planung von Besprechungsanfragen mithilfe von KI finden Sie auf unserer Seite mit Tipps unter Beantworten von Besprechungsanfragen.

Kann ich AI Email Assistant mit anderen E-Mail-Clients wie Gmail verwenden?

Leider funktionieren die meisten Tools wie Microsoft Copilot nur in ihren nativen Ökosystemen. Das bedeutet normalerweise einen von Gemini betriebenen Copilot in Gmail, Microsoft Copilot in Outlook oder Apple Mail.

Aber mit ökosystemunabhängigen Tools wie MailMaestro können Sie in verschiedenen Arbeitsbereichen arbeiten, wie Outlook für geschäftliche E-Mails und Gmail für private E-Mails. Sie können auf unsere zugreifen Gmail KI-Assistent indem Sie in der Google-Suche nach „MailMaestro Gmail AI Assistant“ suchen.

Wir hoffen, Ihnen dabei zu helfen, Ihre E-Mails mühelos zu verwalten, indem wir Ihnen die gleiche Erfahrung für all Ihre E-Mails bieten.

Zum Abschluss — die neue Ära der Arbeit mit E-Mails ist da

Im digitalen Zeitalter sollte die Verwaltung von E-Mails keine lästige Pflicht oder Stressquelle sein. Mit den richtigen Tools und einem virtuellen Assistenten können Sie Ihr Outlook-Erlebnis verändern — steigern Sie Ihre Produktivität und konzentrieren Sie sich auf das, was am wichtigsten ist.

Bereit für einen Sprung? Holen Sie sich Ihr MailMaestro für Outlook und beginnen Sie noch heute Ihre Reise zu einem nahtlosen E-Mail-Management. Starten Sie noch heute kostenlos!

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine KI für Microsoft Outlook?

Leider gibt es in Microsoft Outlook keine integrierte KI-Funktion. Um auf KI zuzugreifen, müssen Sie entweder eine Outlook-Erweiterung (wie MailMaestro) von Microsoft App Source herunterladen oder einen Microsoft Copilot kaufen und ihn mit Outlook verbinden.

Wie aktiviere ich KI in Outlook?

Um KI in Outlook zu aktivieren, müssen Sie zuerst das Plug-in installieren. Gehen Sie zur Microsoft App Source im Web. Suchen Sie dann nach der Outlook-AI-Erweiterung und wählen Sie die aus, die Ihnen am besten gefällt. Klicken Sie anschließend auf „Jetzt herunterladen“. Öffnen Sie Ihren Posteingang und Sie sollten Ihren Assistenten in der oberen rechten Ecke sehen.

Gibt es eine kostenlose KI-Erweiterung für Outlook?

Es gibt mehrere kostenlose KI-Erweiterungen für Outlook. Bis heute ist MailMaestro das am besten bewertete kostenlose KI-Plugin für Outlook. Um es zu bekommen, gehen Sie zu Microsoft App Source und suchen Sie nach MailMaestro.